Reparto de utilidades (PTU) en México 2026: cálculo, tope y plazos que RRHH no puede fallar

El reparto de utilidades (PTU) es uno de los pocos pagos del año en que un error de nómina se convierte, al mismo tiempo, en un problema legal, financiero y de clima laboral. En México, la Participación de los Trabajadores en las Utilidades es un derecho constitucional (artículo 123) y no un beneficio discrecional. En 2026 llega con reglas que muchos equipos de Recursos Humanos siguen aplicando de memoria —y a veces mal—. Esta guía operativa ordena el cálculo, el tope, los plazos y los errores que más multas cuestan, pensada para quien tiene que ejecutar el reparto, no solo explicarlo.

Qué es la PTU y por qué le corresponde a RRHH, no solo a nómina

La PTU obliga a las empresas a repartir entre su personal el 10% de la renta gravable (la utilidad fiscal) declarada ante el SAT en el ejercicio anterior. Contabilidad calcula la base, pero es Recursos Humanos quien administra las variables que definen cuánto recibe cada persona: días efectivamente trabajados, salarios devengados, altas y bajas del año, y la lista de quién participa y quién queda fuera.

Por eso el reparto se prepara en la Comisión Mixta de Reparto de Utilidades, integrada por representantes del patrón y de los trabajadores. Esa comisión elabora el proyecto de reparto y lo pone a disposición del personal. Tratar la PTU como un simple asiento de nómina, sin ese proceso participativo, es la primera fuente de reclamos.

Calendario 2026: las fechas que definen tu plazo

El plazo para pagar la PTU no es una fecha fija universal: se cuenta a partir del vencimiento de la declaración anual, y la ley concede 60 días naturales para liquidar.

Personas morales (empresas)

La declaración anual vence el 31 de marzo. Con los 60 días de gracia, el reparto debe pagarse a más tardar el 30 de mayo de 2026. En la práctica, la ventana operativa va del 1 de abril al 30 de mayo.

Personas físicas con actividad empresarial

Su declaración vence el 30 de abril, de modo que el reparto se paga a más tardar el 29 de junio de 2026 (ventana del 1 de mayo al 29 de junio).

Planifica el flujo de caja con anticipación: la PTU compite en calendario con otros egresos del segundo trimestre y no admite prórroga informal. Si tu empresa arma el presupuesto de personas con visión de retención, el desembolso de utilidades debe estar provisionado desde el cierre fiscal.

Cómo se calcula la PTU paso a paso

1. El 10% de la renta gravable

El monto total a repartir es el 10% de la utilidad fiscal del ejercicio. Ese porcentaje lo fija la Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades y se ha mantenido en 10%. Si no hubo utilidad, no hay reparto.

2. El reparto en dos mitades (50/50)

El monto total se divide en dos partes iguales:

• Primera mitad: se reparte en función de los días efectivamente trabajados por cada persona durante el año, sin importar su salario.
• Segunda mitad: se reparte en proporción a los salarios devengados en el año.

Para la segunda mitad se toma el salario por cuota diaria (sin incluir gratificaciones, percepciones ni prestaciones). Para el personal de confianza opera un tope: si su salario supera al del trabajador sindicalizado —o de planta— de mayor salario incrementado en un 20%, se calcula como si ganara ese tope.

3. El tope individual: 3 meses o promedio de 3 años

Aquí está el cambio que más confusión genera. Desde la reforma en materia de subcontratación publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de abril de 2021, la PTU de cada trabajador tiene un límite individual: el monto no puede exceder lo que resulte más favorable entre (a) tres meses de su salario o (b) el promedio de la PTU recibida en los últimos tres años. Este tope sigue plenamente vigente en 2026.

En términos prácticos: primero calculas la PTU proporcional de la persona; después la comparas contra su tope; si la proporcional es mayor, pagas el tope. Los excedentes que se generan por aplicar el límite se redistribuyen entre el resto del personal según las mismas reglas, hasta agotar el monto disponible.

Quién participa y quién queda fuera

Participan prácticamente todas las personas que prestaron servicios subordinados durante el ejercicio, incluidas las que ya no trabajan en la empresa (ex-trabajadores del año) y las de planta sin mínimo de días. Los trabajadores eventuales deben haber laborado al menos 60 días, continuos o discontinuos, para tener derecho.

No participan:

• Directores, administradores y gerentes generales.
• Socios y accionistas de la empresa.
• Profesionistas y técnicos que prestan servicios de forma independiente (sin relación laboral).
• Personas trabajadoras del hogar, conforme al criterio aplicable.

Además, quedan exentas de repartir: las empresas de nueva creación durante su primer año de funcionamiento (dos años si elaboran un producto nuevo), las industrias extractivas durante el periodo de exploración, las instituciones de asistencia privada sin fines de lucro y las empresas cuyo capital sea menor al que fije la STPS por rama.

Los errores que más multas cuestan

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social puede sancionar el incumplimiento con multas de 250 a 5,000 veces la UMA, lo que en 2026 equivale aproximadamente a entre 28,285 y 565,700 pesos por trabajador afectado. Los tropiezos más frecuentes son evitables:

• Pagar fuera de plazo. El 30 de mayo (personas morales) no admite excusas de tesorería.
• Olvidar a los ex-trabajadores. Quien laboró en el ejercicio tiene derecho aunque ya no esté en la plantilla; localizarlos es obligación de la empresa.
• No aplicar el tope individual o aplicarlo eligiendo el criterio que conviene a la empresa en vez del más favorable al trabajador.
• Excluir mal al personal de confianza, confundiendo “confianza” con “gerente general”. Solo la dirección general queda fuera; el resto participa con el tope salarial del 20%.
• No documentar la Comisión Mixta. Sin proyecto de reparto ni actas, cualquier inspección se complica.

El trabajador tiene un año para reclamar diferencias, y las utilidades no cobradas se agregan al monto repartible del ejercicio siguiente. Conviene tratar esta evidencia con el mismo rigor documental que exige, por ejemplo, el expediente de cumplimiento de la NOM-035: si no está documentado, ante la autoridad no existió.

Cómo comunicar la PTU sin generar conflicto

La PTU es, además, un momento de alta carga emocional: muchas personas la interpretan como un premio a su desempeño individual, cuando en realidad depende de la utilidad de la empresa y de reglas legales de reparto. Un mensaje claro, entregado antes del pago, previene comparaciones tóxicas.

Recomendaciones de comunicación: explica en lenguaje simple de dónde sale el monto (10% de la utilidad fiscal), aclara que el cálculo mezcla días trabajados y salario —no la evaluación de desempeño—, y anticipa el efecto del tope para quienes recibirán menos de lo esperado. Distinguir la PTU del reconocimiento al desempeño evita que el reparto contamine la percepción de justicia que construyes en tu proceso de evaluación de desempeño.

Checklist operativo para RRHH

• Confirmar con Contabilidad la renta gravable y el 10% a repartir.
• Integrar y documentar la Comisión Mixta de Reparto de Utilidades.
• Depurar la base: días trabajados y salarios devengados de cada persona, altas y bajas incluidas.
• Calcular la parte proporcional (50/50) y aplicar el tope individual más favorable.
• Identificar y contactar a ex-trabajadores con derecho.
• Pagar dentro de plazo (30 de mayo o 29 de junio de 2026 según el caso) y timbrar el recibo.
• Guardar proyecto de reparto, actas y comprobantes por si hay inspección.

Preguntas frecuentes sobre la PTU 2026

¿Cuál es la fecha límite para pagar la PTU en 2026?

Las personas morales deben pagar a más tardar el 30 de mayo de 2026 y las personas físicas con actividad empresarial hasta el 29 de junio de 2026, contando 60 días desde el vencimiento de su declaración anual.

¿Cuánto es lo máximo que puede recibir un trabajador?

El tope individual es lo que resulte más favorable entre tres meses de su salario o el promedio de la PTU que recibió en los últimos tres años. Este límite existe desde la reforma de 2021 y sigue vigente en 2026.

¿Los trabajadores de confianza reciben PTU?

Sí, salvo directores, administradores y gerentes generales. Para el resto del personal de confianza se aplica un tope salarial: el salario del sindicalizado o de planta de mayor sueldo incrementado en 20%.

¿Un ex-trabajador tiene derecho a la PTU?

Sí. Quien haya laborado durante el ejercicio fiscal tiene derecho al reparto proporcional, aunque ya no forme parte de la empresa. Tiene un año para reclamarla.

¿Qué pasa si la empresa no reparte a tiempo?

La STPS puede imponer multas de 250 a 5,000 UMA (aproximadamente 28,285 a 565,700 pesos en 2026) por trabajador afectado, además de la obligación de pagar lo adeudado.